Integratie bedrijfsprocessen zinvol voor productiviteit?

MKB-Nederland onderzoek van enkele jaren geleden toont aan dat 63% van de MKB bedrijven hun ICT inzet om bestaande routine en administratieve handelingen te automatiseren. Terwijl ICT juist alle mogelijkheden in zich heeft om werkprocessen te verkorten. Slechts 22% van de MKB bedrijven geeft aan van deze mogelijkheden gebruik te maken. Maar 5% noemt ICT als omzetverhogend instrument!

Bedrijfsproces is...

"De verzameling van handelingen nodig om de diensten aan klanten te leveren."

Wanneer is integratie zinvol?

• Als u op overhead wilt besparen. Met minder medewerkers, dezelfde omzet realiseren. 
• Als u de omzet wilt verhogen. Met hetzelfde team medewerkers, meer omzet realiseren. 
• Als u wilt dat werkzaamheden efficiënter, maar vooral effectiever worden uitgevoerd. 
• Als u flexibeler en sneller wilt kunnen inspelen op de marktontwikkelingen. 
• Als u de aanwezige kennis van uw medewerkers beter en meer declarabel wilt benutten. 
• Als u allerlei praktische informatie heeft die medewerkers in hun dagelijks werk goed kunnen gebruiken. Dan is een intranet de oplossing om interne informatie en kennis centraal toegankelijk te maken. 
• Als u de back- en/of frontoffice wilt gaan koppelen aan het internet voor 24 uurs uitwisseling van gegevens met klanten.

Uitleg

• Het management stuurt de organisatie mede op basis van management informatie. Men beschikt over een digitaal dashboard waarin de performance van de organisatie, de afdelingen en de medewerkers is te volgen. 
• In de front-office vinden de directe contacten met de klanten plaats. Het opbouwen en behouden van de klantrelatie is de belangrijkste taak. Een oude wijsheid zegt: het is gemakkelijker om tien bestaande klanten te behouden dan één nieuwe te winnen. Sturing vind plaats op basis van klant tevredenheid en flexibiliteit in aanbod van de diensten. 
• In de back-office is men erop gericht om de diensten zo efficiënt (produceren tegen de laagst mogelijke kosten), en effectief (met een optimale inzet van medewerkers en middelen) en betrouwbaar (juistheid en volledigheid) mogelijk aan de klanten te leveren. Sturing vind plaats op aantallen, kosten en betrouwbaarheid. 
• Structuur en personeel: De medewerkers, de structuur en de diensten zorgen voor de unieke positie die het bedrijf in de markt inneemt. 
• Werkprocessen: De verzameling van handelingen nodig om de diensten aan klanten te leveren. 
• Infrastructuur en ICT: Innovatieve technologieën, zoals hard- en software, telewerken, intranet, mobiles, pda's ondersteunen de kantoorwerker om optimaal te kunnen functioneren.

(bronnen: Trends in IT, KPMG)

Is integratie interessant?

Jazeker, want een kleine stijging van 1% van de productiviteit levert al 1,5-2% extra omzet op. Of een vergelijkbare besparingsmogelijkheid. Voor de winst betekent dit nog veel meer.

Stellen we de brutowinst op 10% van de omzet. Dan wordt een 'kosteloze' omzetverbetering van 1,5% direct bij de winst opgeteld. Het uiteindelijke bedrijfsresultaat wordt daardoor met 15% verhoogd. En wat gebeurd er dan als de productiviteit met 5% wordt verhoogd?

Rekenvoorbeeld: De praktijk ...ommetjes

Onderzoek toont aan dat kantoorwerkers dagelijks 20 rondes van 8-10 min maken naar de kopieer, de fax, de printer, de archiefkast, etc. Dat is dagelijks méér dan 3 uur.

Jaarlijks zijn dan 10 kantoorwerkers zo'n 6.000 uur onderweg. Met een overhead van € 20/uur kost dit op jaarbasis € 120.000.

Stel dat we door slimmer gebruik te maken van onze ICT, 10% minder ommetjes hoeven te maken dan levert dit jaarlijks 600 uur extra werktijd op. Een eenvoudige mogelijkheid om € 12.000 op de overhead te besparen.

Bedrijfsprocessen

Het leveren van diensten is vergelijkbaar met het fabricage traject van een product. Medewerkers voegen een onderdeel toe aan de dienst en plaatsen, het halffabrikaat, op de productie band voor een collega die het volgende onderdeel aan de dienst toevoegt.

Alle handelingen die nodig zijn om de diensten aan klanten te leveren noemen we de werkprocessen. Door bedrijfsprocessen efficiënter (dingen beter te doen) en effectiever (dingen anders te doen) te verrichten kunnen we in een kortere tijd de diensten bij de klanten afleveren. We kunnen de verkregen EXTRA werktijd nu gebruiken om minder kosten te maken of meer omzet te realiseren of de werkdruk te verlagen.