5 Tips Document Beheer met MKB zoekmachines

De MKB zoekmachines zorgen ervoor dat elk document in een fractie van een seconde gevonden wordt ongeacht de lokatie. Zo geef je de medewerkers extra tijd terug om gevonden informatie te (her)gebruiken. 

Deze Need-To-Know tips helpen bij de zoektocht naar de juiste oplossingen.

Tip 1: Hou het eenvoudig voor de gebruikers.

Acceptatie is natuurlijk het aller belangrijkste bij de introductie van een nieuw systeem. Geef medewerkers niet een complexe oplossing die een verandering van hun werkwijze (gedrag) vereist. Geef ze een eenvoudige oplossing die hun de antwoorden geeft wanneer ze nodig zijn.

Tip 2: Kies voor logische filter mogelijkheden 

De MKB zoekmachine dient over logische filter mogelijkheden te beschikken. Zo hebben veel zoekmachines filter mogelijkheden die we ook bij de internet zoekmachines gewend zijn. De praktijk leert dat gebruikers de filtermogelijkheden van internet zoekmachines veel te onhandig vinden om te gebruiken. Leveranciers die helemaal gespecialiseerd zijn op het zoeken binnen een MKB bedrijfsarchief hebben vaak wel logische en bruikbare filter mogelijkheden.  

Tip 3: Hou het eenvoudig voor systeembeheer.

Volg niet de weg met een lange planning, die veel maatwerk vereist en een langdurige complexe implementatie. Een zoekmachine oplossing is succesvol als de implementatie geen of nauwelijks inspanningen vereist van de systeembeheer.

Tip 4: Geen onderhoud, beheer en training.  

Implementeer een oplossing die geen onderhoud en beheer vereist gedurende de dagelijkse werkzaamheden. Ook Help desk ondersteuning en training behoort niet nodig te zijn.

Tip 5: De oplossing moet schaalbaar zijn.

Kies een MKB zoekmachine die eenvoudig en kosten effectief meegroeit met de MKB organisatie. Zonder extra kosten voor de uitbreiding van hardware, nieuwe installatie van software met uitbreiding, extra maatwerk of training van gebruikers. Zonder toename in tijd en kosten nodig voor het beheer. Immers de hoeveelheid informatie binnen de organisatie groeit snel.

Bedenk dat een keuze voor het verkeerde MKB zoekmachines platform de organisatie veel tijd en mankracht kost, en een (nieuwe) bron van frustratie kan worden.