Enterprise Search | Organisaties zijn verslaafd aan email

Geef eens eerlijk antwoord... Wat gebeurt er nog op kantoor als email niet meer werkt?

Email de ware kennisbank

Een meerderheid van de medewerkers gebruiken hun e-mail pakket als archief. Het is de onofficiële documenten-server geworden. Echter het veelgebruikte pakket outlook is hiervoor nooit gemaakt.

Toch bevatten email archieven kritische zakelijke informatie, die variëren van personeel gegevens, financiële afspraken, transacties, techniek, marketing, verkoop, prijsstelling, relaties met klanten, kennis over concurrenten, etc.

Email berichten zijn de grootste kennisbank van een organisatie geworden. Het is het snelst groeiende kenniscentrum binnen de onderneming. Email is het geheugen van de medewerkers en het ‘zenuwcentrum’ van de organisatie. Opvallend veel organisaties gebruiken gereedschappen die gebruikers veel tijd kosten. Zo is het zoeken in outlook (exchange) traag, bovendien is het niet mogelijk om in bijlagen te zoeken. Een conversatie volgen is in outlook alleen mogelijk met een plugin zoals bijvoorbeeld Xobni.

Email en zoekmachines

Deze video toont de zoekmachine mogelijkheden van het zoeken in email, de kalender en contactpersonen. Deze emails zijn opgelagen in Microsoft exchange.

Email beheer vereist discipline

Email archiveren in management systemen, zoals DMS, CRM, Erp, etc., vereist discipline en inspanning van gebruikers. Helaas komt hierdoor veel email nooit in deze beheer systemen terecht en blijven in het Postvak IN van de gebruiker. De essentiële informatie blijft zo verborgen voor de collega's.

Wettelijke regelgeving

Het naleven van de wettelijke regelgeving wordt door email steeds lastiger. Het volume van gearchiveerde email groeit namelijk met de dag, zoals uit dit voorbeeld blijkt.

Wildgroei e-mail bij Provincie Zeeland Een wildgroei aan e-mail zorgt ervoor dat de exchange mail server van de Provincie Zeeland dichtslibt. De e-mail berg groeit jaarlijks met 416 procent, alleen weten we niet precies welke informatie wel en niet meer bewaard moet worden. Begin 2008 zijn er 1.250.000 e-mailberichten gevonden, waarvan 440.000 met een bijlage. De bijlagen zijn omvangrijk met provinciale besluiten en bouwtekeningen. Een deel van deze e-mail behoort bewaard te blijven, andere kunnen weggegooid worden. Ongeveer 15 procent van het geheel moet verplicht bewaard volgens de Archiefwet. Jaarlijks gaan er 7 miljoen e-mail berichten in en uit of worden intern verzonden. Met de groeiverwachting zal de provincie Zeeland over 2 jaar meer dan 5 miljoen e-mail berichten beheren.

Email is onbeheersbaar

Het volume aan email die de dagelijks door medewerkers wordt verwerkt blijft toenemen, hierdoor zijn de email berichten de sleutel voor samenwerking.

Medewerkers besteden steeds meer tijd buiten het kantoor door thuis te werken. Onmiddelijke toegang tot e-mail, e-mail archieven, en bijlagen is dan belangrijk. Bovendien is dit 24 uur per dag zeven dagen per week gewenst. Thuiswerkers kunnen ook niet altijd even bellen met een collega om de benodigde informatie te vinden.

Een ander praktijk voorbeeld. Na het ontbijt moet je de details van een vergadering vinden. Voor dit overleg heb je de afspraken nodig die een oud-collega maanden geleden heeft gemaakt. Klinkt dat bekend? Wat doe je?

Voor deze Mobiel (thuis)werker wordt het steeds belangrijker om te beschikken over eenvoudige en veilige oplossing om overal een email te zoeken.

Mobiel een email zoeken van een collega

Veel MKB zoekmachines maken het vinden van een email heel eenvoudig. Speciaal voor de mobiele werkers zijn er oplossingen om met een smartphone te zoeken en de resultaten te krijgen in een opmaak die geschikt is voor een mobiel. Uiteraard voorzien van alle veiligheden.

Zie ook

Zie ook Artikelen over MKB zoekmachines vinden alles...