Enterprise search ontsluit  digitaal MKB Archief met één Klik

Medewerkers zoeken dagelijks meer dan 2 uur in het digitaal archief. Slechts 20% zal de informatie vinden die ze werkelijk nodig hebben.

Enterprise search zoekmachines zorgen ervoor dat iedereen in het bedrijf veel sneller en effectiever informatie kan vinden.

Tegenwoordig is alle MKB bedrijfs-informatie opgeslagen in een reeks digitale archivering bronnen. Zo archiveren we in gestructureerde systemen zoals CRM, ERP, HRM, document management systeem, content management systeem en intranet bedrijfsportals.

Of in een veelheid aan ongestructureerde bronnen zoals word en excel documenten, pdf bestand, email, foto’s, audio, video, chat, e.d.

Echter juist dit zoeken in verschillende bronnen zorgt ervoor dat het bijna onmogelijk is geworden om te vinden wat we werkelijk zoeken.

MKB zoekmachines zijn de oplossing om al deze bronnen tegelijk te ontsluiten. Waarbij het alleen de informatie laat zien waartoe medewerkers geautoriseerd zijn. In één overzicht zijn de resultaten uit de reeks gestructureerde en ongestructureerde bronnen zichtbaar. Net zoals we dat gewend zijn met het googlen op het internet.

Waarom Desktop Search Niet dé Oplossing is voor Zakelijke Gebruik!

Voor bedrijven met meer dan 10 medewerkers zijn er voldoende argumenten om een desktop search niet in het bedrijf te gebruiken.

1. De Desktop Search software moet op alle werkstations geïnstalleerd worden. Ook updates dienen per werkstation geïnstalleerd te worden. Dit kost extra installatie en beheer tijd voor meerdere werkstations.
2. Als bedrijf wil je dat de gebruikers allemaal in dezelfde bedrijfsinformatie bronnen zoeken. Bij een Desktop Search kunnen gebruikers echter zelf de data bronnen instellen. Je weet dus nooit zeker of iedereen in dezelfde bronnen zoekt. Hierdoor ontstaan onwenselijke situaties, doordat beslissingen genomen worden op basis van onvolledige informatie.
3. Elke Desktop Search  maakt zijn eigen index aan, en werkt deze continue bij. Bij meerdere werkstations (vanaf 10) kan dit continue indexeren al veel bandbreedte op het netwerk gaan verbruiken. Dit is vooral van toepassing als men kennis op het bedrijfsnetwerk beschikbaar wil maken. Bovendien staan op alle werkstations dezelfde indexen, waardoor er veel onnodig dubbel werk is verricht.
4. De bedrijfsdata staat meestal op een centrale server waar meerdere gebruikers toegang hebben tot documenten en email. Een Desktop Search is specifiek ontworpen om locale documenten te indexeren en niet om informatie op het bedrijfsnetwerk te vinden.
5. Veiligheid; De inhoud van  alle documenten staat in de index die op elk werkstation wordt bijgehouden. De mobiele laptop gebruikers beschikken dan buiten de beveiligde kantooromgeving over een complete kopie van (vertrouwelijk) bedrijfsinformatie. De beveiligde bedrijfsinformatie ligt dan feitelijk op straat!
6. Veiligheid; Een aantal Desktop Search programma’s maken het mogelijk voor gebruikers om toegang te krijgen tot documenten waar zij geen recht toe hebben.

Document Management Innovatie

Zoekmachines zijn de nieuwste document management innovatie voor het MKB en organisaties die met hun eigen zoekmachine complete bedrijfsarchieven willen ontsluiten. Daarmee wordt de kennis van elke MKB onderneming uiterst snel en gemakkelijk toegankelijk voor de medewerkers.

MKB organisaties hebben te maken met een exponentieel groeiende hoeveelheid digitale informatie. Om deze informatie toegankelijk te houden, is een effectief 'vind'-instrument nodig.

Tot op heden was het mogelijk om documenten te vinden binnen een individuele computer en héél beperkt binnen een netwerk van computers. Met de MKB zoekmachine oplossing voor document management is hierin verandering gekomen.

Met één druk op de 'Search' knop kan de gebruiker binnen één seconde tegelijk zoeken naar alle soorten documenten en email op een 'desktop', 'server', éxchange' het 'intranet' en 'internet'. De oplossing is gebruiksvriendelijk en werkt volgens bekende principes van opslaan en opvragen van documenten.

Toegangsrechten

Een belangrijke eigenschap is het rekening houden met toegekende zoekrechten bij het tonen van zoekresultaten. Heeft een gebruiker géén toegang tot gevoelige informatie, dan zal deze informatie niet als zoekresultaat op het scherm verschijnen.

Resultaat

De informatie binnen het bedrijf wordt méér waard en de productiviteit neemt toe. Immers de gebruikers kunnen beschikken over onbekende of vergeten informatie. Kennis opgeslagen in documenten wordt met één opdracht gevonden voor hergebruik.

Antwoorden op vragen worden binnen één seconde gevonden, en het geeft toegang tot een collega die meer over het onderwerp weet. De locatie van een document wordt veel sneller gevonden. De gebruikers blijven op dezelfde manier werken. Documenten die worden opgeslagen zijn direct beschikbaar, zonder extra handeling van de gebruiker. Bestaande kennis is zonder 'extra' administratieve handeling direct beschikbaar.

Zo ontsluiten MKB zoekmachines alle bedrijfsinformatie met één klik.

Resultaat

• Ondernemingen die hun bedrijfsinformatie goed weten te ontsluiten, hebben een strategische voorsprong door goedkoper te kunnen werken. 
• De productiviteit neemt met zo’n 100 uur per medewerker per jaar toe. Extra werktijd die ingezet kan worden voor de groei van het bedrijf. Of voor een reorganisatie om kosten te besparen. De vaste kosten blijven immers gelijk, dus is de extra marge die met deze extra werktijd is te realiseren ‘directe’ bedrijfswinst. 
• Een kwaliteitsverbetering van de dienstverlening, doordat relaties sneller antwoord krijgen en daardoor in minder tijd beslissen. 
• Afname van verzuim door de lagere werkdruk.