Enterprise search zoekmachines beheersen Compliance

MKB zoekmachine voordelen:

• Snelle, accurate, zwaar beveiligt ‘unified’ zoeken in alle documenten, datatanks en multimedia files binnen het bedrijf. 
• Reduceert het zoeken naar informatie met jaarlijks 100 uur per medewerker. 
• Verzekert iedereen binnen de organisatie van toegang volgens de vastgestelde policies en procedures. 

Overheid en Bedrijfsleven

Bedrijven en overheden zijn zich bewust van het bevorderen en waarborgen van de integriteit in hun organisatie. De overheid heeft in 1997 en in 2001 het initiatief genomen met het opstellen van de Integriteitnota, met als resultaat de invoering van een breed pakket maatregelen.

Zo is er nieuwe wet- en regelgeving op het terrein van het gebruik van voorwetenschap, het bestrijden van normafwijkend gedrag, fraude, witwassen en terrorisme financiering. Dit vereist compliance door een goed intern toezicht.

50% Managers Weet Niet Wat Compliance is

Na de aanslagen op 11 september 2001 in de VS heeft de overheid dit integriteitstoezicht verscherpt. Echter uit een in september 2006 gepubliceerd onderzoek door Marqit blijkt dat bijna de helft van de ICT- en Algemeen managers niet weten wat compliance is.

Slechts 37 procent van de ondervraagde managers kan uitleggen wat ermee bedoeld wordt. 38 procent heeft ervan gehoord, maar kan de betekenis niet uitleggen. 10 procent van de managers heeft er nog nooit van gehoord.

Gevolgen niet voldoen aan compliance

In de Verenigde Staten zijn al eens boetes van miljoenen dollars opgelegd aan bedrijven die voor rechtszaken belangrijke e-mailberichten niet konden terug vinden. De bankiers van Morgan Stanley moesten bijna 1,5 miljard dollar betalen aan investeerder Ronald Perelman, omdat ze de essentiële e-mailberichten niet als bewijslast konden overleggen.

Zo zijn er in Nederland ontslag gevallen bekend, waarbij de werkgever de zaak verloor omdat ze bepaalde e-mailberichten niet konden overleggen. Met alle financiële gevolgen van dien.

Juridische waarde van email berichten

Gearchiveerde email berichten hebben daarom juridische waarde voor bedrijven en hun interne veiligheid. Door het toepassen van MKB zoekamchine oplossingen worden emailberichten en alle digitale documenten die ergens op het bedrijfsnetwerk zijn opgeslagen altijd gevonden.

Het nut van MKB zoekmachines

De MKB zoekmachine is in feite een bedrijfsportal die via één webapplicatie toegang geeft tot alle content met kennis in de organisatie. Je kijkt hiermee tegelijk in allerlei applicaties die binnen je bedrijf in gebruik zijn. Je hoeft dus niet meer elke applicatie afzonderlijk te openen en daarin te zoeken. Je stelt de vraag aan de webapplicatie en alle applicaties geven in één overzicht de antwoorden.

Bedenk eens hoeveel applicaties je nu moet opstarten om te zoeken en hoeveel tijd het kost voordat je een compleet overzicht hebt. Een innovatief document management systeem combineren met de mogelijkheden van MKB zoekmachines maakt corporate compliance voor elke MKB organisatie binnen 30 dagen mogelijk.